Travel management: el desarrollo eficiente de una política de viajes corporativa


Profundizar sobre la figura del travel manager y el desarrollo de políticas de viajes fue parte de los contenidos que se abordaron en el encuentro sobre Gestión de Viajes: Eficiencia en Viajes Corporativos. El evento, organizado por el Comité de Turismo de AmCham Chile y Global Business Travel Association (GBTA), contó con la participación y auspicio de importantes representantes de la industria del turismo a nivel internacional y nacional, específicamente en el rubro hotelero, de aerolíneas y agencias de viaje.

Global Business Travel Association, GBTA, es una asociación reconocida como líder mundial en la gestión de reuniones y viajes corporativos, la que además tiene como principal misión brindar educación, entrenamiento e investigación de clase mundial, con una red de 28 mil profesionales de viaje y más de 125 mil contactos activos en todo el mundo.

El encuentro estuvo dirigido a gerentes de administración y finanzas, gerentes de control de gestión, adquisiciones y de recursos humanos. El invitado especial al encuentro fue el vicepresidente de operaciones para América Latina de GBTA, Kevin Maguire, quien profundizó en torno a los principales ámbitos y consideraciones que se debieran incluir en una política de viajes que beneficie tanto a las empresas como a sus trabajadores.

La gerenta de contenidos de AmCham Chile, Tatiana Molina, señaló que este tipo de actividades surgen a partir de las distintas visiones e intereses de la Cámara, así como de las líneas de trabajo establecidas por los socios miembros del Comité de Turismo de la organización. Agregó que hoy Chile experimenta, en el ámbito del turismo, diversas mejoras, si bien es relevante conocer las experiencias y buenas prácticas de países como Estados Unidos, y ver qué elementos se pueden implementar en la realidad chilena, una que está en vías de desarrollo y en la que también convergen diversos actores: “En el último año el Comité de Turismo de la Cámara ha organizado diversas actividades para promover y profesionalizar el turismo entre Chile y Estados Unidos. En estos eventos, y a través de la visión de diversos expertos, hemos profundizado en los desafíos de este importante sector para la economía de nuestro país. Lo anterior, involucra la optimización de áreas vinculadas al servicio, detección de las necesidades y expectativas de los turistas, y la utilización de herramientas dirigidas a potenciar y mejorar la eficiencia en el turismo corporativo”.

Durante el encuentro, el subgerente de cuentas de City Hotels, Sergio Espino; el CEO para Chile & Perú de Carlson Wagonlit, Sebastián Vicuña; y la country sales manager para Chile de United Airlines, Arlette Cifuentes, realizaron un breve análisis de los principales desafíos vinculados con la profesionalización del sector, la innovación y la mejora en el servicio.

El vicepresidente de operaciones de GBTA, Kevin Maguire, destacó a Chile como uno de los países que más han interiorizado el concepto del travel management en Latinoamérica, si bien advirtió que todavía es necesario profundizar en la definición de políticas de viaje, de modo de hacerlas cada vez más eficientes, seguras y alineadas a la parte de compliance de las empresas: “Estamos en un momento en el que la gestión de viajes es algo relevante, en especial teniendo en cuenta conceptos como la seguridad. Para ello, es importante establecer políticas al respecto (…). En una oportunidad, cuando volaba sobre Estados Unidos, hicieron una encuesta y preguntaron sobre la gestión de viajes. Sin sorpresa alguna, me fije que la mayoría rechazaba la idea de la gestión de viajes. 70% de las personas encuestas manifestaron su rechazo a los programas de gestión, ya que los vinculaban a un mero ahorro de la empresa en tiempo y dinero, y que finalmente no representaban el interés del viajero. 47% dijo que los programas no estaban bien gestionados y 84% dijo que volvían molestos de los viajes por seguir una política poco clara (…). Por eso, la política de viaje se debe enfocar en algunos problemas puntuales, siendo la falta de seguridad uno de ellos. A través de una política de viajes a nivel corporativo se busca una forma de relacionamiento con proveedores, ya sea para la selección de un hotel o servicio de renta car, etc. Si no hay una explicación, un propósito claro, nadie querrá seguir una política”.

El ejecutivo agregó que las políticas de viajes corporativos tienen que incluir contenidos que eviten las diferencias al interior de las empresas, así como exigencias claras para los trabajadores: “También se debe abordar el tema de los empleados y sus gastos. Si no tienes una política que exija mostrar los datos de rendición en determinado tiempo, a través de boletas, la contabilidad va a ser más confusa. También se debe tener en consideración procedimientos vinculados a la redacción y comunicación de la política de viajes. Ésta debe ser una sola. Muchas empresas tienen dos políticas distintas, lo que finalmente divide a los empleados del resto de la administración. Esto produce un trato desigual que lógicamente afecta a la organización. Por eso, lo importante es tener una política clara y concisa, y que sea conocida por todos los trabajadores y que esté disponible para todos ellos (…). Son muchos los contenidos a considerar, en especial, temas legales, posibles escenarios vinculados a accidentes, exigencias de los países a los cuales se va a viajar, entre otros aspectos”.

Al término de su exposición, Kevin Maguire señaló que la capacitación del travel manager y la definición al interior de una empresa sobre políticas corporativas de viajes representan un enorme beneficio para las organizaciones y entidades vinculadas al turismo, ya que facilitan el desarrollo de alianzas con empresas de diversos tamaños y rubros.

En el encuentro también se desarrolló un panel de conversación integrado por travel managers de empresas y organizaciones como Codelco, Shell Argentina, Engie Chile y Grupo Clarín. Dicha actividad fue moderada por el gerente de ventas de Delta Airlines, Jorge Triviño.

La realización del desayuno sobre Travel Mangement: Eficiencia en Viajes Corporativos contó con el auspicio de Carlson Wagonlit, Cityexpress hoteles, United y Coris, además del patrocinio de la Embajada de Estados Unidos en Chile, entidad que en el cierre del encuentro destacó la importancia de este tipo de eventos para el intercambio de experiencia y la detección de nuevas oportunidades de negocios.

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